Trong quá trình quản lý, điều hành và vận hành khách sạn thì không thể nào bỏ qua bước phân chia các chìa khóa trong khách sạn. Hiện nay, các loại chìa khoá nào trong khách sạn được sử dụng nhiều nhất? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Khóa vân tay Archer nhé!
6 loại chìa được sử dụng phổ biến trong khách sạn
Trong quá trình quản lý các phòng thuê trong khách sạn, việc phân chia chìa khoá và sử dụng các loại chìa khoá khác nhau là rất quan trọng. Bởi mỗi loại khoá sẽ có những mục đích khác nhau, thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý. 6 loại khóa thường được dùng trong khách sạn chuyên nghiệp gồm:
- Guest Room Keys: Chìa khóa dành cho khách thuê phòng sử dụng.
- Master keys: Có thể mở được tất cả các phòng trong khách sạn
- Grand master: Mở được các phòng như phòng ăn, phòng giặt, dành cho nhân viên chuyên dùng
- Emergency keys: Chìa khoá khẩn cấp
- Floor Supervisor keys: Mở một số phòng của các tầng nhất định
- Housekeeping Staff Master keys: Khoá dành cho nhân viên dọn phòng.
Công dụng của từng loại chìa khóa trong khách sạn
Guest Room Keys
Chìa khoá Guest Room Keys được giao cho khách thuê phòng, mỗi phòng sẽ tương ứng với một chìa khoá phòng. Giới hạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào thời gian lưu trú của khách hàng, khách không thể vào phòng sau khi hết thời hạn. Tính năng này giúp chủ khách sạn theo dõi và quản lý thông tin tốt hơn thông qua phần mềm quản lý khách sạn, đồng thời hạn chế được hành vi gian lận, thất thoát tài sản của khách sạn.
Master keys
Master keys là chìa khoá tổng có thể mở được bất cứ phòng nào trong khách sạn và không bị giới hạn về thời gian. Chìa khoá này được cấp cho quản lý/trưởng bộ phận để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Có thể dùng trong trường hợp khách cần mở phòng nhưng không tìm thấy chìa khoá, bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng.
Grand Master
Là khoá dùng để mở các phòng chức năng như giặt đồ, phòng ăn, phòng hội nghị và thường được dành cho nhân viên có liên quan sử dụng.
Emergency keys
Chìa khoá được dùng trong trường hợp khẩn cấp để mở tất cả các phòng khách thuê, nhưng sẽ chỉ được sử dụng trong một số trường hợp khẩn cấp và mở khoá nếu các phím chức năng khác bị thiếu hoặc không hoạt động.
Emergency keys được giữ cẩn thận trong hộp kín và giao cho quản lý chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng. Việc bàn giao chìa khóa phải được ghi đầy đủ thông tin, rõ ràng bao gồm người nhận, thời gian và mục đích.
Floor Supervisor keys
Còn được gọi là chìa khóa tầng, dùng để mở một số phòng trên một tầng cụ thể hoặc tầng phòng cụ thể trong một khu. Chìa khoá này sẽ được giữ bởi người giám sát tầng hoặc quản lý bộ phận. Khoá có giới hạn thời gian và nên được kiểm tra trước khi sử dụng.
Housekeeping Staff Master keys
Chìa khoá chuyên dùng cho nhân viên chức năng, sử dụng để mở cửa trong quá trình dọn phòng, check in cho khách hoặc bảo trì phòng. Chìa khoá của nhân viên dọn phòng có thể mở được ở bất cứ phòng nào trong khách sạn. Tuy nhiên khoá sẽ có quy định về thời gian và mục đích sử dụng để không gây bất tiện cho khách. Do đó, nhân viên cần biết chính xác phòng nào để mở và khi đứng trước phòng phải gõ cửa 3 lần và thông báo họ đến bằng cách nói công việc của mình khi đến.
Vai trò của các loại chìa khóa trong khách sạn
Việc quản lý các loại chìa khóa khách sạn vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng niềm tin của khách hàng và thương hiệu của khách sạn.
Đảm bảo an ninh và sự riêng tư cho khách
Các loại chìa khóa trong khách sạn là công cụ giúp đảm bảo an ninh và sự riêng tư cho khách hàng. Vì thế, quản lý chìa khoá hiệu quả giúp đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được uỷ quyền mới có thể ra vào các phòng cụ thể.
Ứng phó với các trường hợp khẩn cấp
Trong các tình huống khẩn cấp như cháy hoặc các vấn đề về y tế, nhân viên khách sạn có thể truy cập ngay vào các phòng. Trong quy trình quản lý chìa khóa thì chìa khoá chính và chìa khoá khẩn cấp sẽ cho phép nhân viên nhanh chóng vào được bất cứ phòng nào khi nhận được yêu cầu.
Bảo vệ tài sản
Trong khách sạn có nhiều khu vực cần được đảm bảo an toàn như nhà kho, văn phòng và các phòng vật chất khác. Quản lý chìa khoá hợp lý sẽ đảm bảo chỉ những cá nhân được uỷ quyền mới có quyền truy cập vào các khu vực này và ngăn chặn được các hành vị trộm cắp hay lạm dụng tài sản.
Trách nhiệm
Quy trình kiểm soát khoá, đặc biệt là các loại khoá điện tử trong khách sạn, cung cấp dấu vết kiểm toán về người đã từng ra vào phòng. Điều này giúp khách sạn điều tra được sự cố, giải quyết thỏa đáng các tranh chấp và quy trách nhiệm cho nhân viên.
Đem lại sự hài lòng cho khách hàng
Kiểm soát chìa khoá phù hợp góp phần vận hành trơn tru và cải thiện được sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng. Khách có thể yên tâm về quyền riêng tư của mình khi khách sạn đảm bảo có sẵn các quy trình quản lý chìa khoá hiệu quả nhất.
Lời kết
Qua bài viết hy vọng đã cung cấp đến bạn thông tin các loại chìa khóa trong khách sạn được sử dụng phổ biến nhất. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích về việc sử dụng khóa trong khách sạn.